איך כותבים עדכון שבועי ללקוח בלי לכתוב אותו מחדש בכל פעם?

מה עדכון שבועי ללקוח צריך להכיל?

מבנה קבוע הוא מה שהופך את העדכון למשימה שאפשר למסור לבוט. לדוגמה:

• פתיחה של משפט אחד: הדבר החשוב ביותר מהשבוע.
• שלוש נקודות על מה שבוצע, בשפה של הלקוח ולא בשפת הצוות.
• מספר אחד או שניים שהלקוח ביקש לראות.
• בקשה אחת ברורה מהלקוח, עם תאריך.
• הצעד הבא בתכנון.

איך הבוט מכין את העדכון?

הבוט צריך חומר גלם: מה הצוות עשה, מה השתנה בנתונים ומה תוכנן. בפרק על אוטומציות העבודה לומדים לתת לו גישה לחומר הזה בצורה מוגבלת, ולהגדיר ריצה שבועית שמכינה טיוטה לכל לקוח.

הדבר שחשוב להפריד הוא מה הבוט כותב ומה הוא מחליט. הוא כותב את הסיכום. ההחלטה מה להדגיש ללקוח מסוים, ומה לא להזכיר כרגע, נשארת אצל איש החשבון שמכיר את הלקוח.

איך שומרים על רצף בין עדכון לעדכון?

אחת הבעיות הנפוצות בעדכונים ידניים היא שכל שבוע נכתב מאפס, ואף אחד לא זוכר מה הובטח שבוע קודם. בוט עם זיכרון וקבצי ידע יכול להחזיק את הרצף: מה ביקשתם מהלקוח, מה נענה ומה עדיין פתוח.

בעדכון הבא הוא פותח בדיוק מהנקודה הזו, ואיש החשבון לא צריך לחפש בשרשורי מייל. זה נראה כמו פרט קטן, אבל לקוח שמרגיש שהסוכנות זוכרת אותו מקבל תחושה של טיפול אישי.

ומה לגבי וואטסאפ וסיכומי פגישות?

הקורס מכסה גם הודעות וואטסאפ ללקוחות וגם סיכומי פגישות. בסוכנות שני אלה קשורים: אחרי פגישה עם לקוח צריך סיכום והמשימות שיצאו ממנה, ובדרך כלל גם הודעה קצרה שמאשרת מה סוכם.

מתי לא שולחים עדכון אוטומטי?

יש מצבים שבהם עדיף לכתוב ביד: משבר בקמפיין, תוצאות שפחות טובות מהצפוי, שינוי שמשפיע על תקציב או כל נושא שהלקוח עלול להגיב אליו בכעס. בוט יכול להכין לכם נקודות, אבל המילים הראשונות במצב כזה צריכות להיות שלכם.

לפני שמפעילים שליחה קבועה, עברו על הרשימה הבאה:

את כל חלקי התהליך אפשר לראות בצורה מסודרת בקורס וידאו גרוק בוט.